Karir Hub Sangkal Putung Nusantara

Saat project ini dimulai, Sangkal Putung Nusantara sedang berada pada tahap awal transformasi digital.

Beberapa unit usaha sebelumnya lebih banyak mendapatkan exposure melalui aktivitas offline dan jaringan masing-masing tim.

Untuk kebutuhan recruitment, cara tersebut masih berjalan, tetapi jangkauannya terbatas.

Kebutuhan talent mulai meningkat.

Pertanyaannya kemudian bukan lagi sekadar bagaimana menjalankan recruitment seperti biasa.

Pertanyaannya:

Bagaimana memperluas sumber kandidat?

Bagaimana membuat prosesnya lebih terstruktur?

Dan bagaimana agar kandidat yang pernah masuk tidak hilang begitu saja?

Kami membangun Karir Hub bukan sebagai website lowongan biasa, tetapi sebagai recruitment infrastructure yang lengkap. Setiap tahap dalam candidate journey memiliki peran spesifik, dan setiap data kandidat tersimpan dalam profile yang dapat ditelusuri kembali.

Platform ini dikembangkan dengan custom application architecture, bukan CMS generik. Hal ini memungkinkan kontrol penuh atas candidate workflow, profiling, assessment, dan talent database.

Dalam diskusi awal, kami tidak langsung mulai dari pertanyaan:

"Website seperti apa yang harus dibuat?"

Kami mulai dari memahami bagaimana recruitment berjalan saat itu.

Sumber kandidat berasal dari:

- promosi offline

- status organik Facebook dari tim

- jaringan personal

- komunikasi langsung melalui WhatsApp

Kebutuhan talent belum mencukupi.

Dari sini muncul ruang untuk menguji channel acquisition baru.

Untuk proses pembinaan dan discovery awal, kebutuhan bisnis dibahas lebih mendalam melalui pendekatan Deep Talk.

Paid traffic bekerja.

Response meningkat.

Tetapi peningkatan response tidak otomatis menyelesaikan recruitment.

Justru muncul problem baru.

Ketika iklan diarahkan langsung ke WhatsApp HRD, setiap response menjadi pekerjaan baru yang harus ditangani secara manual.

Chat bertambah.

Pertanyaan bertambah.

Berkas masuk.

Follow-up bertambah.

Dan HRD harus memilah semuanya sendiri.

Jumlah orang yang merespons iklan meningkat.

Tetapi kandidat yang akhirnya datang ke proses offline belum selalu sesuai dengan profil yang dibutuhkan.

Ada gap antara:

PEOPLE WHO RESPOND

dan

PEOPLE WHO SHOULD BE INTERVIEWED

Maka problem recruitment sebenarnya memiliki dua sisi:

ACQUISITION

dan

QUALIFICATION.

Karir Hub mengubah cara perusahaan memandang data pelamar.

Di WhatsApp, menandai pelamar potensial itu sulit. Tidak ada grading, tidak ada kategori, tidak ada cara mudah untuk mencari kembali kandidat tertentu di antara ratusan chat.

Di Karir Hub, HRD bisa melihat seluruh kandidat dalam satu dashboard. Kandidat bisa ditandai, dikategorikan, dan dicari kembali berdasarkan posisi, pengalaman, atau hasil assessment.

Misalnya, pelamar A diterima untuk posisi yang dibuka hari ini. Tetapi pelamar B, C, D, dan E yang juga melamar posisi tersebut tidak hilang. Mereka tetap ada di talent database dengan profile, jawaban, hasil assessment, dan dokumen yang tersimpan rapi.

Ketika tiga bulan kemudian ada posisi baru yang kosong, HRD tidak harus mulai dari nol. Cukup buka talent database, cari kandidat yang profilnya relevan, dan hubungi mereka kembali tanpa ribet.

Ini adalah salah satu nilai strategis terbesar dari sistem.

WhatsApp adalah communication channel. Tetapi WhatsApp bukan talent database.

Di WhatsApp, percakapan bisa tenggelam di antara ratusan chat lain. File sulit dicari. Informasi kandidat tersebar. Context bisa hilang begitu saja.

Di Karir Hub, data kandidat tersimpan dalam profile yang terstruktur. HRD dapat menandai kandidat potensial, memberikan kategori, dan mencari kembali berdasarkan kriteria tertentu. Informasi tidak hilang bersama history chat.

Dengan candidate management system, perusahaan mulai membangun organizational memory untuk recruitment. Data kandidat dapat ditelusuri kembali ketika dibutuhkan.

Candidate profile juga menampilkan Match Score dan Overall Score.

Pada screenshot contoh, sistem menampilkan:

Match Score: 77.8%

Overall Score: 48.9%

Score tersebut diposisikan sebagai signal tambahan dalam proses screening.

Score tidak menentukan kandidat diterima atau ditolak secara otomatis.

Score bukan keputusan AI.

Score memberikan signal tambahan, membantu prioritisasi kandidat, dan membantu HRD melihat kandidat secara lebih terstruktur.

Keputusan tetap berada pada HRD.

Sebelumnya, sebagian besar pekerjaan recruitment terjadi di WhatsApp.

Setelah Karir Hub berjalan, sebagian pekerjaan tersebut berpindah ke system.

Kandidat mendapatkan informasi lebih awal.

Application menjadi lebih terstruktur.

Data kandidat tersimpan dalam profile.

Interview awal dapat dilakukan secara online.

Assessment menjadi bagian dari candidate profile.

Dokumen tersimpan lebih rapi.

HRD kemudian dapat fokus pada kandidat yang sudah melewati beberapa tahap awal.

Dan yang lebih penting:

data kandidat tidak berhenti sebagai history chat.

Ia menjadi data recruitment yang dapat ditelusuri kembali.

Perubahan yang lebih besar terjadi pada level perusahaan.

Sebelumnya, recruitment menghasilkan percakapan dan berkas.

Setelah sistem berjalan, recruitment mulai menghasilkan database talent.

Artinya setiap proses recruitment memiliki kemungkinan menghasilkan asset yang tetap berguna setelah lowongan ditutup.

Kandidat yang diterima menjadi bagian dari team.

Kandidat yang belum diterima tetap dapat menjadi bagian dari talent pool, selama data tersebut masih relevan dan dikelola sesuai kebijakan perusahaan.

Paid traffic membantu memperluas acquisition.

Tetapi recruitment yang sehat tidak berhenti pada jumlah response.

Yang lebih penting adalah kemampuan mengubah traffic menjadi kandidat yang dapat dipahami dan diseleksi.

Kemudian lebih jauh lagi:

mengubah candidate flow menjadi talent database yang dapat digunakan kembali.

Jadi system ini bekerja pada dua horizon:

SHORT TERM

Better candidate screening.

LONG TERM

Build a reusable talent pool.

Ketika halaman digunakan sebagai destination untuk Meta Ads dan Google Ads, kecepatan menjadi bagian dari experience.

Candidate yang datang dari iklan tidak seharusnya menunggu terlalu lama hanya untuk membaca lowongan dan mengirimkan application.

Karena itu, portal dioptimalkan untuk:

- fast loading

- lightweight page experience

- efficient assets

- responsive experience

Tujuannya adalah membuat traffic yang sudah diperoleh tidak terhambat oleh halaman yang lambat.

Sistem membantu HRD mengumpulkan, menyusun, dan membaca informasi kandidat.

Tetapi keputusan recruitment tetap berada pada manusia.

Match score bukan keputusan.

Assessment bukan keputusan.

Psychogram bukan keputusan.

Talent database juga bukan mesin otomatis untuk menentukan siapa yang harus direkrut.

Sistem hanya membuat informasi yang sebelumnya tersebar menjadi lebih mudah digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

Project ini menunjukkan satu hal penting.

Ketika bisnis berhasil memperbesar traffic, masalah berikutnya sering kali bukan lagi bagaimana mendapatkan lebih banyak traffic.

Masalahnya bisa berpindah ke:

bagaimana mengelola traffic tersebut,

bagaimana menyaringnya,

bagaimana memahami orang yang datang,

dan bagaimana membuat organisasi mampu menangani volume tersebut.

Namun ada satu lapisan yang lebih jauh.

Data dari proses tersebut jangan sampai hilang.

Karena kandidat yang belum relevan hari ini mungkin menjadi talent yang sangat relevan ketika kebutuhan bisnis berubah.